Welke gegevens heeft Nivon ZHW en hoe gaat ze ermee om.
Lijst e-mail adressen voor verzending van Nieuwsbrief
Nivon Zuid-Holland West legt e-mail adressen van Nivon leden en belangstellenden vast.
Nivon leden en belangstellenden hebben hun adres beschikbaar gesteld aan Nivon algemeen of aan Nivon ZHW in het bijzonder.
De e-mail adreslijsten worden bijgehouden om ongeveer éénmaal per maand gemiddeld de Nivon ZHW Nieuwsbrief te verspreiden en incidenteel ander Nivon – of gerelateerd nieuws.
De e-mail adressen worden bewaard in een Excel bestand.
E-mail adressen zijn meestal vergezeld van naam, dikwijls van nivon-lidmaatschapsnummer en soms van adres gegevens, soms ook van wanneer betrokkenen verzocht op de lijst geplaatst te worden.
Ieder heeft te allen tijde de gelegenheid de verzending te doen stoppen.
Dit kan simpel via beantwoording van een toegezonden e-mail.
E-mail adressen die niet meer gebruikt worden, worden na twee jaar weggedaan.
Het gaat om ruim 900 e-mail adressen.
De e-mail adressen worden aan niemand anders verstrekt.
E-mails worden verzonden als geheime kopie.
Lijst NAW gegevens van personen die geen brochure per post gezonden hoeven.
Het gaat om 3 personen. Deze gegevens worden permanent bewaard en niet aan een ander beschikbaar gesteld.
Lijst NAW gegevens van personen die de maandelijkse Nieuwsbrief per post gezonden willen hebben en daarvoor 10 Euro per jaar betalen. Het gaat om 5 personen. De adresgegeven worden niet aan derden beschikbaar gesteld. Wanneer men niet meer betaalt wordt de Nieuwsbrief niet meer verzonden en het adres verwijderd.
Lijst bestuursleden en actieve personen, het gastteam.
De e-mail adressen, telefoonnummers en NAW gegevens worden met instemming van betrokkenen onderling gedeeld en uitgewisseld. Incidenteel wordt een tel nr of e-mail adres aan derden beschikbaar gesteld wanneer dat voor een activiteit gewenst is en de betrokkene ermee ingestemd heeft.
Het gaat om totaal 10 personen.
Lijst noodgegevens van bestuursleden en actieve personen, het gastteam.
De lijst is in beheer bij Marlies Leegwater en gedeeld met Ellie Soutendijk. Gegevens worden niet met derden gedeeld.
Foto’s
Soms worden foto’s gemaakt tijdens activiteiten. Incidenteel wordt een foto gebruikt voor publieksdoeleinden. In dat geval wordt tevoren toestemming gevraagd aan betrokkenen voor publicatie van de foto.
Toegang tot Nivon leden gegevens betreffende de afdeling Zuid-Holland West
Een bestuurslid heeft toegang tot de gegevens van Nivon leden in Zuid-Holland West en gaat daar terughoudend mee om.
Algemeen
Het gaat altijd om digitale bestanden.
Alle bestanden staan op de laptop van de beheerder (Marlies Leegwater).
De laptop is regulier beveiligd.
Vrijwilligers actief bij Nivon ZHW gaan zorgvuldig met persoonsgegevens en foto’s om.
ML 28-5-2018